АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ГУСЕВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ"

Калининградской области

Положение об архивном отделе администрации муниципального образования «Гусевский городской округ»

22.12.2015

Скачать весь документ

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации муниципального образования «Гусевский городской округ»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В соответствии со ст.4 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125 « Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

1.1.1. хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (далее – муниципальные организации);

1.1.2. решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Калининградской области, иных муниципальных образований.

1.2. Администрация муниципального образования « Гусевский городской округ» (далее - администрация) осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

1.3. В целях реализации полномочий в сфере архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел (далее по тексту- отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.4. Oтдел является самостоятельным структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, имеет собственную печать, которой заверяют архивные документы, угловой штамп.

1.5. Отдел находится в подчинении руководителя управления по организации деятельности аппарата администрации муниципального образования « Гусевский городской округ».

1.6. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти – Федеральным архивным агентством), муниципальными правовыми актами, решениями окружного Совета депутатов, законодательством Калининградской области, методическими рекомендациями отдела модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области и настоящим Положением.

1.7. Положение об отделе утверждается главой администрации.

В положении закрепляются организационно – правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в муниципальном образовании.

1.8. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников отдела устанавливаются главой администрации.

1.9. Финансирование и материально – техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета администрации муниципального образования в составе расходов муниципального образования «Гусевский городской округ».

1.10.В соответствии со ст.15 Федерального закона « Об архивном деле в Российской Федерации» отдел, как структурное подразделение администрации, не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.

1.11. Дополнительными источниками финансирования могут быть;

-целевые средства из бюджета Калининградской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании);

-реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства, полученные законным путем;

1.12. Администрация обязана обеспечивать финансовые, материально –технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, предоставлять отделу здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников отдела.

1.13. В случае принятия решения о реконструкции, сносе или передаче здания, в котором размещается муниципальный архив, администрация обязана предоставить отделу помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.14. Официальное название отдела – Архивный отдел администрации муниципального образования « Гусевский городской округ».

1.15. Место нахождения отдела – ул. Первомайская 13, г. Гусев.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1. Управление архивным делом по поручению администрации на территории муниципального образования.

2.2. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч.:

-хранение и учет документов, принятых в отдел; предоставление в установленном порядке учетных данных в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области;

-проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;

-подготовка, предоставление администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

2.2.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных предприятий и учреждений (далее – муниципальные организации);

- архивных фондов и архивных документов личного происхождения, юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, относящихся к документам Архивного фонда Калининградской области;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций независимо от форм собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и иных материалов, дополняющих фонды отдела;

- научно- технической документации на бумажных носителях;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для работы отдела.

2.2.2. Отдел по согласованию с администрацией на договорных условиях может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих организаций, общественных организаций и граждан.

2.2.3. Документы Архивного фонда Калининградской области

находящиеся в частной собственности, могут быть переданы в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени администрации муниципального образования при наличии доверенности.

2.3. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

2.3.1. составление списков организаций – источников комплектования отдела для утверждения администрацией муниципального образования и согласование их в экспертно-проверочной комиссии при Министерстве культуры Калининградской области, систематическая работа по их уточнению;

2.3.2. отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел;

2.3.3. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;

2.3.4. ведение в установленном порядке учета архивных документов, хранящихся в отделе, в организациях – источниках комплектования,

представление в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области необходимых учетных данных для ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Калининградской области.

2.3.5. рассмотрение и предоставление в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области на утверждение описей дел постоянного хранения, на согласование – описи дел по личному составу.

2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в этих вопросах на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, включая:

2.4.1. анализ состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов и подготовка предложений по совершенствованию данной работы.

2.4.2.рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;

2.4.3. рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, входящих в список предполагаемых источников комплектования архива документами по личному составу.

2.4.4. изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

2.4.5 оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

2.4.6. разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т. ч.:

2.5.1. информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела, исполнение запросов граждан и учреждений на документную информацию;

2.5.2. организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копии документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и т.п.

2.5.3. исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

2.5.4. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.6. Составление годовых, перспективных планов работы отдела, утверждение их в установленном порядке в администрации.

3. ПРАВА ОТДЕЛА

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации и отдела модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию архивных документов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций- источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, рекомендации в целях улучшения состояния делопроизводства.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых администрацией, других мероприятиях.

3.6. Принимать участие в работе экспертных комиссий учреждений, организаций, предприятий.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, предприятий для решения вопросов сохранности документов.

3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и иными организациями, отделом модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области для рассмотрения и решения различных организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

4.1 Отдел возглавляет начальник

Начальник и ведущий специалист архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.

Начальник архивного отдела назначается и освобождается главой администрации муниципального образования.

Начальник отдела исполняет в порядке, определенном Уставом муниципального образования, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на профессиональной постоянной основе в сфере архивного дела.

При смене начальника архивного отдела прием – передача дел проводится специально созданной комиссий, включающей представителей администрации муниципального образования. Акт приема – передачи утверждается администрацией муниципального образования и представляется для сведения в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области.

4.2. Начальник архивного отдела:

- организует деятельность архивного отдела и персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций.

- обеспечивает соблюдение специалистом отдела Правил внутреннего трудового распорядка, должностных регламентов, порядка работы со служебными документами;

- отчитывается о работе отдела перед администрацией и в установленном порядке – перед отделом модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области.

4.3. Ведущий специалист архивного отдела:

- назначается на должность и освобождается от нее главой администрации;

- подчиняется непосредственно начальнику архивного отдела.

- руководствуется постановлениями и распоряжениями администрации,

положением об архивном отделе, должностной инструкцией.

4.4. Деятельность отдела организуется в соответствии с нормативными документами, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых администрацией, с учетом методических рекомендаций отдела модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области.

4.5. Реорганизация, ликвидация отдела осуществляется главой администрации муниципального образования в установленном действующем законодательством порядке. Архивные документы при реорганизации отдела передаются структуре - правопреемнику. При ликвидации отдела место хранения архивных документов определяется главой муниципального образования по согласованию с отделом модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области.

ФИО	Телефон
Начальник архивного отдела
Фролова Людмила Евгеньевна	3-07-29

Разделы меню

Законодательство

Все новости RSS

Телефоны администрации

8 (40143) 3-60-14

8 (40143) 3-60-15

8 (40143) 3-60-06

Информация

Телефоны экстренных и оперативных дежурных служб

Информация о задержанных транспортных средствах

Оценка эффективности деятельности руководителей

Службы по государственному регулированию цен и тарифов Калининградской области

Горячая линия по фактам вырубки древесины

Региональные проекты Калининградской области

Сайт РФ для размещения информации о проведении торгов

Региональный информационный центр туризма Калининградской области

Сообщи о факте выплаты «серой» зарплаты!

Ссылки на сайты органов государственной власти:

Об использовании информации сайта

Все информационные материалы Официального сайта Администрации муниципального образования «Гусевский городской округ» Калининградской области могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, в сети Интернет или на любых иных информационных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Необходимым условием перепечатки при использовании материалов является ссылка на Официальный сайт Администрации муниципального образования «Гусевский городской округ» Калининградской области (https://www.admgusev.ru).

Никакого предварительного согласия на перепечатку материалов от Администрации муниципального образования «Гусевский городской округ» не требуется.