Положение об архивном отделе администрации муниципального образования «Гусевский городской округ»

22.12.2015

Загрузить документСкачать весь документ

ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации муниципального образования «Гусевский городской округ»


   1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1.    В  соответствии со ст.4 Федерального закона  от 22 октября 2004 года  № 125 « Об архивном деле в Российской Федерации» к полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:
1.1.1.  хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных  документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (далее – муниципальные организации);
1.1.2. решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность  Российской Федерации, Калининградской области, иных муниципальных образований.
1.2.   Администрация муниципального образования « Гусевский городской округ» (далее - администрация) осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным  законом от 6 октября 2003 года № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
1.3.  В целях реализации  полномочий  в сфере архивного дела администрация образует в своем составе архивный отдел (далее по  тексту- отдел), выполняющий функции муниципального архива.
1.4.    Oтдел   является   самостоятельным   структурным подразделением   администрации без статуса  юридического  лица, имеет собственную печать, которой   заверяют   архивные   документы, угловой штамп.
1.5.      Отдел находится в подчинении руководителя управления по организации деятельности аппарата администрации муниципального образования « Гусевский  городской округ».
1.6. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов отдел в своей деятельности   руководствуется законодательством  Российской  Федерации  (в том числе  правилами, установленными  специально  уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной  власти – Федеральным архивным  агентством), муниципальными правовыми актами, решениями окружного Совета депутатов,  законодательством  Калининградской области, методическими рекомендациями отдела модернизации и  архивного дела Министерства культуры Калининградской области и настоящим Положением.
1.7.   Положение об  отделе утверждается главой администрации. 
В положении закрепляются организационно – правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом,  полномочия  по их реализации,  ответственность  за состояние, развитие  и совершенствование  архивного  дела в муниципальном образовании.
1.8.   Штатная численность и номенклатура должностей  муниципальных служащих – работников  отдела  устанавливаются  главой администрации.
1.9.   Финансирование  и материально – техническое обеспечение    отдела  осуществляется за счет средств бюджета администрации муниципального образования  в составе расходов муниципального образования «Гусевский  городской округ».
1.10.В соответствии со ст.15 Федерального закона « Об архивном деле в Российской Федерации» отдел,  как структурное подразделение    администрации, не вправе осуществлять  приносящую доход деятельность. 
1.11.  Дополнительными  источниками финансирования могут быть;
-целевые  средства из бюджета  Калининградской области  (при реализации программ   развития  архивного дела,  включающих  мероприятия в     муниципальном  образовании);  
-реализация  отдельных государственных  полномочий в сфере  архивного дела, спонсорские и иные средства, полученные законным путем;
1.12.  Администрация обязана обеспечивать финансовые, материально –технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, предоставлять отделу здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников отдела. 
1.13.   В случае принятия решения о реконструкции, сносе или передаче здания, в котором размещается муниципальный архив, администрация обязана предоставить отделу помещение, отвечающее  нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.14.   Официальное название отдела – Архивный отдел администрации   муниципального образования « Гусевский  городской округ».
1.15.   Место нахождения отдела – ул. Первомайская 13, г. Гусев.
                                 

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1.  Управление архивным делом по поручению администрации на  территории муниципального образования.
2.2.      Обеспечение сохранности и учет  архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч.:
-хранение и учет документов, принятых в отдел; предоставление в установленном порядке учетных данных в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области;
-проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
-подготовка, предоставление администрации  и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в  отделе.
2.2.1.   Отдел обеспечивает хранение: 
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных предприятий и учреждений (далее – муниципальные организации);
- архивных  фондов и архивных документов личного происхождения, юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, относящихся  к документам  Архивного фонда Калининградской области;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций независимо от форм собственности (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;
- печатных, аудиовизуальных и иных  материалов, дополняющих фонды  отдела;
- научно- технической документации на бумажных носителях;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для работы отдела.
2.2.2.   Отдел  по согласованию с администрацией на договорных условиях  может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих организаций, общественных организаций и граждан.
 2.2.3.    Документы  Архивного фонда   Калининградской области
находящиеся в частной собственности, могут быть переданы в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и  отделом, действующим от имени администрации муниципального образования при наличии доверенности.
2.3.    Комплектование  отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
2.3.1.  составление списков организаций – источников комплектования  отдела для утверждения  администрацией муниципального образования и согласование их в экспертно-проверочной комиссии при Министерстве культуры Калининградской области, систематическая работа по их уточнению;
2.3.2.   отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в  отдел;
2.3.3.  проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в  отделе;
2.3.4.  ведение в установленном порядке учета архивных  документов, хранящихся в отделе, в организациях – источниках комплектования, 
представление  в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области необходимых учетных данных для ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Калининградской области.
2.3.5.  рассмотрение и предоставление в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области на утверждение  описей дел постоянного хранения, на согласование – описи дел по личному составу.
2.4.  Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в этих вопросах на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, включая:
2.4.1.  анализ состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов и подготовка предложений по совершенствованию данной работы.
2.4.2.рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;
2.4.3.   рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, входящих в список предполагаемых источников комплектования архива документами по личному составу.
2.4.4.  изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
2.4.5  оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
2.4.6.  разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб. 
2.5.  Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т. ч.:
2.5.1.  информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов  отдела, исполнение запросов  граждан и учреждений  на документную информацию;
2.5.2.   организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копии документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и т.п.
2.5.3.  исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
2.5.4.  создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам  отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.6.  Составление годовых, перспективных планов работы отдела, утверждение их в установленном порядке в администрации.

3. ПРАВА ОТДЕЛА

Отделу для выполнения возложенных на него задач и   функций   предоставляется право:
3.1.  Представлять администрацию  по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.2.  Вносить на рассмотрение администрации и отдела модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области предложения по  развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию архивных документов,  совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией  вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3.  Запрашивать и получать от организаций- источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4.  Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся  на территории  муниципального образования, рекомендации в целях улучшения состояния делопроизводства.
3.5.  Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых администрацией, других мероприятиях.
 3.6.  Принимать  участие в работе экспертных комиссий учреждений,  организаций, предприятий.
3.7.  Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, предприятий  для решения вопросов сохранности документов. 
3.8.  Взаимодействовать в своей деятельности с органами  местного самоуправления,  муниципальными и иными организациями, отделом модернизации и архивного дела Министерства культуры  Калининградской области для рассмотрения и решения  различных организационно-методических  и практических вопросов архивного дела.


             4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

4.1 Отдел возглавляет начальник
Начальник и ведущий специалист архивного отдела являются  муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
Начальник архивного отдела назначается и освобождается главой  администрации муниципального образования.
Начальник отдела исполняет в порядке, определенном Уставом муниципального образования, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на профессиональной постоянной основе в сфере архивного дела.  
При смене начальника архивного отдела прием – передача дел проводится специально созданной комиссий, включающей представителей администрации муниципального образования. Акт приема – передачи утверждается администрацией муниципального образования и представляется для сведения в отдел модернизации и архивного дела Министерства культуры  Калининградской области.
4.2. Начальник архивного отдела:
-   организует деятельность архивного отдела и персональную ответственность за выполнение возложенных на него  задач и функций.
-    обеспечивает соблюдение специалистом отдела Правил внутреннего   трудового распорядка, должностных регламентов, порядка работы со  служебными  документами;
 -     отчитывается о работе отдела перед администрацией  и  в установленном  порядке  – перед отделом модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области.
4.3. Ведущий специалист архивного отдела:
-   назначается на должность и освобождается от нее главой администрации;
-    подчиняется непосредственно  начальнику  архивного отдела.
-     руководствуется постановлениями и распоряжениями администрации, 
положением об архивном отделе, должностной инструкцией. 
4.4.  Деятельность  отдела организуется в соответствии с нормативными документами, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе  планов работы, утверждаемых администрацией,   с учетом методических рекомендаций отдела модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области.
4.5.  Реорганизация, ликвидация  отдела осуществляется главой администрации муниципального образования в установленном действующем законодательством  порядке.  Архивные документы при реорганизации отдела передаются структуре - правопреемнику. При  ликвидации отдела место хранения архивных документов определяется главой муниципального образования по согласованию с отделом модернизации и архивного дела Министерства культуры Калининградской области.
                                                                                                               
                 

  
ФИОТелефон
Начальник архивного отдела
Фролова Людмила Евгеньевна3-07-29